Se você quer iniciar sua jornada profissional ou mesmo consolidar sua carreira como auxiliar administrativo, deve entender alguns pontos cruciais. Primeiro, precisa saber o que faz um auxiliar administrativo, quais habilidades e competências são necessárias para a função, assim como a média salarial para o cargo.
O que faz?
Como o próprio nome diz, o auxiliar administrativo é responsável por dar suporte a determinada pessoa ou área dentro de uma organização. Suas funções podem ser bastante genéricas, mas de maneira geral, é o profissional que garante todo o apoio necessário para que os processos da empresa caminhem de maneira otimizada.
As principais atribuições do auxiliar administrativo são:
- Gerenciar calendários de reuniões, compromissos pessoais e viagens profissionais
- Organizar arquivos importantes
- Atender e transferir chamadas, encaminhar mensagens de forma adequada e monitorar eventos
- Redigir ou digitar documentos e comunicados
- Lidar com a correspondência recebida, incluindo e-mails, memorandos e comunicados institucionais
- Elaborar documentação de apoio para apresentações, conferências e reuniões
- Preparar e revisar relatórios e outros documentos comerciais relevantes para a empresa ou grupo específico, por vezes envolvendo análise de dados
- Controlar e manter o estoque de escritório atualizado, solicitar insumos, acompanhar o processo de entrega de suprimentos
- Fazer cotações e gerenciar os contratos com fornecedores
Quais as Habilidades e Competências?
- Organização e disciplina: normalmente, o auxiliar administrativo cuida de inúmeras tarefas. Para isso, é fundamental que seja uma pessoa organizada, capaz de definir prioridades e estruturar os afazeres da melhor maneira possível.
- Inteligência emocional: muitas vezes, o auxiliar administrativo tem uma demanda contínua e saber lidar bem com a pressão é uma qualidade bastante apreciada.
- Relacionamento interpessoal: o auxiliar administrativo precisa ter um excelente nível de comunicação, uma vez que interage com os mais diversos tipos de pessoas, sejam outros colaboradores, fornecedores, clientes ou parceiros de negócios.
- Solução de problemas: o auxiliar administrativo deve ser capaz de propor novas alternativas para otimizar seu trabalho e, consequentemente, ser mais produtivo.
- Dinamismo: a agilidade aliada ao pensamento estratégico são fatores-chave para que o auxiliar administrativo possa trazer os melhores resultados para a empresa.
Abaixo, as desejáveis:
- Digitação: o auxiliar administrativo lida com uma diversidade de documentos. Assim, ter habilidades de digitação ajuda a otimizar sua rotina, documentando dados e informações importantes em arquivos de planilhas com agilidade e eficiência.
- Computação: saber trabalhar com documentos e planilhas é essencial para desenvolver as atividades de auxiliar administrativo. Você precisa de bons conhecimentos em processadores de texto, editores de planilha e gerenciadores de e-mail. Normalmente, as empresas utilizam o pacote Microsoft Office para todas essas tarefas.
- Internet: a capacidade de fazer buscas e pesquisas na Internet é essencial. Nem tudo o que é necessário para executar suas atribuições como auxiliar administrativo estará disponível nos bancos de dados da empresa. A Internet será sua grande aliada para propor soluções criativas, encontrar fornecedores em potencial ou firmar novas parcerias comerciais.
- Língua estrangeira: é comum que algumas empresas tenham negócios ou filiais em outros países, sobretudo as grandes corporações. Geralmente, a comunicação entre os envolvidos acontece em inglês. Você pode se destacar se souber atender telefonemas, responder e-mails ou agendar reuniões em outro idioma.
O que você precisa para ser?
A função de auxiliar administrativo é uma das mais demandadas pelas organizações e empresas de recrutamento.
Ainda que muitas oportunidades só exijam que o profissional tenha o nível médio, para determinadas vagas é preciso ter conhecimento técnico, experiência prévia e até formação superior.
Ensino médio
Para atuar como auxiliar administrativo, é primordial ter concluído o nível médio de educação. Você trabalhará em contato com uma diversidade de pessoas e a comunicação verbal e escrita são fundamentais. Além disso, você precisa ter noções básicas de matemática para supervisionar contratos com fornecedores ou cotar preços.
Um bom entendimento da língua portuguesa é fundamental para responder aos e-mails de maneira pertinente, redigir memorandos e consolidar atas de reunião.
Ensino superior
Por vezes, algumas empresas, – sobretudo as grandes corporações – exigem que o auxiliar administrativo esteja cursando ou tenha concluído um curso de nível superior.
Essa experiência é necessária quando a oportunidade exige habilidades na gestão do orçamento, saber argumentar apropriadamente com fornecedores, entender sobre processos logísticos ou mesmo interpretar a legislação pertinente àquele ramo.
O curso mais indicado para atuar na área é o bacharelado em administração de empresas, no qual o candidato vai aprender sobre psicologia, contabilidade, matemática financeira, economia, marketing, língua portuguesa e outros assuntos. A formação tem duração média de quatro anos e ajuda a desenvolver habilidades como pensamento analítico, técnicas de negociação, desdobramento de metas, ações e estratégias empresariais.
Cursos técnicos
Diversos são os cursos técnicos que podem ajudar a desenvolver suas competências para se tornar um Auxiliar Administrativo. Os mais comuns são:
1. Curso técnico em administração:
Esse tipo de curso tem o objetivo de capacitar você para atuar em empresas públicas ou privadas, pequenos negócios ou grandes organizações.
Dentre outros assuntos, você vai aprender sobre como determinada empresa se estrutura estrategicamente para alcançar resultados. São abordados tópicos como definição de metas, organização da informação, gestão de orçamento, controle logístico, captação e desenvolvimento de talentos.
A duração média de um curso técnico em administração é de doze meses.
2. Curso técnico em secretariado
Esse tipo de curso tem o objetivo de capacitar você para prestar uma assessoria de excelência a um indivíduo ou grupo de pessoas.
Dentre outros assuntos, você vai aprender sobre como gerenciar e administrar a rotina de trabalho, recepcionar clientes externos e internos, implementar processos de comunicação empresarial, fazer a manutenção e controle de documentos, executar atividades financeiras, preparar reuniões, palestras e organizar eventos corporativos.
A duração média de um curso técnico de secretariado é de dez meses.
Qual o Salário Médio?*
No Brasil, um auxiliar administrativo ganha em média R$ 1.485 por mês. Esse valor pode variar consideravelmente, a depender do ramo, do tamanho da empresa, da sua localização, como também em razão das qualificações exigidas para o cargo. Assim, antes de se candidatar para determinada vaga, pesquise sobre a empresa, o número de funcionários, sua hierarquia e segmento de mercado para determinar uma pretensão salarial condizente com a oportunidade.
Os valores ficam sujeitos a variações de acordo com as características de cada vaga de trabalho. Informações extraídas de sites do ramo.
Com informações de Indeed.
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